Il co-design è una modalità operativa collaborativa che coinvolge attivamente tutte le parti interessate nella definizione di idee da realizzare per rispondere a bisogni specifici. Non è inteso solo come co-progettazione, non riguardando solo la definizione di progetti (che siano progetti finanziati con fondi pubblici o privati), ma include tutti i processi di co-creazione partecipata di idee, progetti, programmi, modelli, servizi e processi. E’ una azione che promuove una partecipazione ampia e strutturata. Al centro del co-design ci sono le persone, i cui contributi non derivano esclusivamente dalle competenze tecniche, ma anche dalle esperienze dirette che vivono come cittadini o in altri ruoli, come imprese, Terzo settore o categorie produttive, nella fruizione di specifici servizi, azioni, modelli e processi. Il risultato è molto pratico e concreto. E’ per enti, aziende, che hanno bisogno di definire o ridefinire servizi, modelli, processi, progetti per migliorare la loro condizione in un dato momento X.

La facilitazione è il metodo che permette di guidare e supportare questo processo. Attraverso tecniche partecipative, la facilitazione crea un ambiente collaborativo che permette di affrontare complessità, valorizzare le risorse esistenti e generare soluzioni efficaci e condivise.

La mia esperienza personale: dalla progettazione al co-design

L’approccio al co-design e alla facilitazione che propongo oggi è il frutto di un percorso evolutivo di 20 anni sviluppato nel corso della mia esperienza professionale, formalizzato tra il 2010 e il 2011, in seguito a un master universitario sulla gestione e trasformazione dei conflitti, che mi ha permesso di scoprire i primi strumenti partecipativi e di facilitazione, cui da tempo facevo l’occhiolino. In quel periodo, ho promosso il primo Open Space Technology a livello istituzionale nella Regione Umbria, nell’ambito della revisione della legge sul volontariato. Questo evento ha segnato una nuova fase nella mia esperienza professionale, spingendomi a definire un nuovo approccio ai processi di progettazione, programmazione e ridefinizione di modelli, processi e servizi, sempre centrato sulle persone e sul coinvolgimento attivo degli stakeholder. Tale scelta non si basa solo su principi idealistici, ma sulla maggiore concretezza e capacità di risultati e impatto che questa modalità operativa riesce a ottenere.

Sfide e Benefici a cui risponde

• Partecipazione attiva e inclusiva: Il co-design promuove il coinvolgimento delle equipe di lavoro e delle persone all’interno delle organizzazioni, valorizzando le loro esperienze, conoscenze e competenze interne. Nei processi multistakeholder, diverse organizzazioni collaborano attivamente, portando contributi significativi da parte delle persone coinvolte. Una sfida comune nelle organizzazioni è riuscire a includere tutte le voci rilevanti, sia interne che esterne. Questo approccio facilita la collaborazione, anche con i diretti fruitori dei servizi, il cui contributo basato sull’esperienza diretta arricchisce ulteriormente il processo. Grazie a un coinvolgimento così ampio, le soluzioni sviluppate riescono a rispondere meglio ai bisogni reali di persone e organizzazioni, superando la difficoltà di creare soluzioni realmente inclusive e mirate.
• Soluzioni mirate e adattabili: Una delle principali difficoltà nelle organizzazioni è sviluppare soluzioni che rispondano in modo efficace ai bisogni reali di chi fruisce dei servizi o opera all’interno dei processi. Spesso, senza un approccio partecipativo, si rischia di progettare soluzioni non allineate con le reali necessità operative. Il co-design, coinvolgendo attivamente chi vive questi servizi, garantisce che le soluzioni siano su misura e facilmente adattabili. Grazie a questo processo, le organizzazioni riescono a superare il divario tra progettazione teorica e implementazione pratica, creando soluzioni che rispondono efficacemente alle sfide operative.
• Sostenibilità e impatto a lungo termine: Molte organizzazioni faticano a garantire la sostenibilità dei modelli e dei processi implementati, spesso perché non tengono conto delle esigenze pratiche di chi li vive quotidianamente. Il co-design consente di sviluppare soluzioni radicate nell’esperienza reale di chi fruisce dei servizi, assicurando così che abbiano un impatto duraturo. La sfida di creare soluzioni che resistano al tempo viene superata proprio grazie alla partecipazione attiva di tutte le parti interessate, garantendo che le decisioni siano sostenibili e capaci di adattarsi a lungo termine.
• Gestione delle dinamiche di gruppo: Le dinamiche interne a un’organizzazione, se non gestite adeguatamente, possono diventare un ostacolo alla collaborazione e all’innovazione. Il processo di facilitazione integrato nel co-design permette di affrontare queste difficoltà, creando un ambiente collaborativo dove tutti i membri si sentono ascoltati e valorizzati. In questo modo, si evita che conflitti e incomprensioni frenino il processo creativo, favorendo la creazione di soluzioni condivise e innovative che rispondono alle necessità comuni.
• Ricadute economiche positive: i nuovi progetti,processi, modelli , servizi attivati, se ben tarati sulle esigenze reali del contesto di riferimento, portano nuove risorse economiche alla organizzazione.

Campi di Applicazione

Il co-design e la facilitazione trovano applicazione in diversi contesti e settori, permettendo di affrontare sfide complesse e di generare soluzioni innovative e sostenibili. Ecco alcuni ambiti chiave in cui questi approcci sono particolarmente efficaci:

• Innovazione Organizzativa e Sviluppo di Servizi: Il co-design è utilizzato per supportare le organizzazioni nel creare o migliorare servizi innovativi attraverso approcci partecipativi. In questo ambito, la collaborazione interna ed esterna permette di sviluppare soluzioni che rispondono efficacemente ai bisogni reali degli utenti finali e migliorano i processi organizzativi.
• Sostenibilità e Responsabilità Sociale: Nelle organizzazioni che cercano di integrare pratiche sostenibili e responsabili nel loro core business, il co-design consente di coinvolgere tutte le parti interessate, sia interne che esterne, in modo da sviluppare modelli sostenibili che tengano conto delle esigenze ambientali e sociali. Questo approccio è cruciale per generare un impatto positivo e duraturo.
• Gestione del Cambiamento e Trasformazione Organizzativa: Il co-design facilita i processi di cambiamento e adattamento organizzativo, aiutando team e organizzazioni a sviluppare resilienza e a rispondere alle sfide con maggiore agilità. La facilitazione guida questi processi, favorendo la collaborazione e la comunicazione tra tutti i livelli organizzativi.
• Sostenibilità e Impatto Sociale: Il co-design è uno strumento efficace per sviluppare soluzioni che abbiano un impatto sociale positivo. Lavorando con enti pubblici, privati e il terzo settore, è possibile creare modelli e servizi che rispondano alle esigenze delle comunità, migliorando la qualità della vita e favorendo uno sviluppo sostenibile.
• Comunicazione Efficace e Gestione dei Conflitti: In contesti in cui la comunicazione interna risulta complessa o i conflitti non vengono gestiti in modo efficace, il co-design e la facilitazione possono aiutare a sviluppare modelli di comunicazione più chiari e trasparenti, creando un ambiente di lavoro più armonioso e produttivo.
• Creatività e Innovazione: Il co-design si rivela un approccio ideale per stimolare la creatività e l’innovazione. Attraverso tecniche partecipative, è possibile far emergere nuove idee e sviluppare soluzioni innovative che migliorano l’efficacia dei servizi e dei processi interni, favorendo la competitività dell’organizzazione.
• Governance e Coinvolgimento delle Parti Interessate: Il co-design supporta le organizzazioni nel rafforzare i processi di governance, incrementando il coinvolgimento delle parti interessate attraverso metodologie trasparenti e inclusive. Questo approccio garantisce che le decisioni prese riflettano realmente i bisogni e le aspettative di tutti gli attori coinvolti.

Strumenti e Metodologie

Il co-design e la facilitazione si basano su una serie di strumenti e metodologie che permettono di affrontare la complessità, favorire la collaborazione e sviluppare soluzioni innovative. Ecco alcune tecniche specifiche che utilizzo:

• Design Thinking e Service Design
  Questi strumenti facilitano la creazione di soluzioni che rispondono alle esigenze degli utenti finali, migliorando l’esperienza e l’efficacia dei servizi attraverso un processo iterativo di esplorazione, generazione di idee e test di prototipi.
• Teoria del Cambiamento
  Questa metodologia strategica consente di visualizzare e definire i passaggi necessari per raggiungere obiettivi specifici, facilitando una pianificazione chiara e strutturata, fondamentale per garantire risultati concreti e misurabili.
• Facilitazione Sistemica
  La facilitazione sistemica aiuta a gestire dinamiche complesse, creando un ambiente collaborativo in cui tutte le voci sono valorizzate. Questo favorisce l’emergere di soluzioni condivise e un’azione coordinata all’interno dei gruppi.
• Teoria U
  La Teoria U consente di affrontare i processi di cambiamento con una consapevolezza profonda, favorendo un approccio più collaborativo e aperto all’innovazione, in cui le soluzioni emergono grazie a un ascolto attento e a una leadership condivisa.
• Tecniche di Facilitazione Partecipativa
  Assicurano che tutte le voci siano ascoltate e valorizzate nel processo di co-creazione, promuovendo un ambiente collaborativo che facilita l’emergere di idee e soluzioni condivise.

Domande di Riflessione

• Quali processi, modelli o servizi nella tua organizzazione necessitano di essere innovati?
• Quali sfide principali sta affrontando la tua organizzazione in questo momento?
• In che modo la tua organizzazione promuove l’innovazione e la collaborazione tra le persone e i team?
• Quali metodologie utilizza attualmente la tua organizzazione per sviluppare nuovi progetti, modelli o servizi?
• Come potrebbe un approccio più inclusivo e partecipativo supportare i tuoi obiettivi strategici?

Prossimi passi

• Valuta quali processi, modelli o servizi nella tua organizzazione necessitano di innovazione.
• Identifica le sfide principali che ostacolano l’innovazione e la collaborazione interna ed esterna.
• Esplora come un approccio partecipativo e di co-design possa migliorare la gestione delle dinamiche di gruppo e favorire soluzioni condivise.
• Considera l’opportunità di formare internamente il personale o di coinvolgere facilitatori esterni per guidare i processi collaborativi.
• Definisci i prossimi obiettivi strategici che potrebbero essere raggiunti attraverso l’uso di tecniche di facilitazione e co-creazione.

Rifletti su come il co-design e la facilitazione possano essere integrati nella tua organizzazione per affrontare le sfide attuali e generare soluzioni innovative. Considera di esplorare queste metodologie per stimolare un cambiamento positivo e un impatto duraturo nei tuoi processi e servizi.